Protección de datos en Ayuntamientos

Los servicios de protección de datos a Administraciones Públicas tienen especialidades interesantes y, en general, son más complejos que para una PYME. La actitud de un alcalde frente a un empresario no es la misma, siendo que a éste último le supone un coste cuyo retorno de inversión no termina de ver, pero el grado de incumplimiento e implicación es muy parecido.

El procedimiento de contratación de estos servicios es variado. En algunos casos se hace directamente, pero en otros hay que pasar por un concurso y presentar una memoria que incluye una descripción de las tareas, metodología, presupuesto y plazos de ejecución. También hay que tener en cuenta que en algunos casos estos servicios los prestan las diputaciones provinciales, como servicio en masa, pero también es cierto que los resultados no son del todo correctos y los Ayuntamientos, en función de su capacidad, tamaño y presupuesto, llevan a cabo actividades distintas.

Los ficheros y tipo de datos personales que manejan los Ayuntamientos vienen determinados en gran parte por la normativa sobre régimen y haciendas locales, la básica estatal y las correspondientes autonómicas, que deliminan las funciones y competencias de los entes locales, lo que da unas pautas para afrontar la auditoría de protección de datos. También hay que tener en cuenta la normativa sobre función pública, ayudas y subvenciones, patrimonio cultural, o, por ejemplo, la que regula la tenencia de animales potencialmente peligrosos, que obliga a gestionar un fichero de titulares de los mismos, que además deberán solicitar la correspondiente licencia.

El procedimiento de auditoría e implementación de la Ley de Protección de Datos y su normativa de desarrollo es en general similar al de una empresa, añadiéndose la redacción de una propuesta de norma de creación, modificación y supresión de ficheros.

El principal fichero de los Ayuntamientos es el padrón municipal, el registro de los residentes de un municipio, regulado por los artículos 15 y ss de la Ley de Bases de Régimen Local, datos que por ley se ceden al Instituto Nacional de Estadística así como a la Oficina del Censo Electoral. A su vez, el padrón municipal también se nutre de los datos del Registro Civil, del Ministerio de Interior (expedición del DNI) y del Ministerio de Educación y Ciencia (expedición de titulaciones). Los datos del padrón o del censo no son públicos, aunque en las convocatorias de elecciones se publiquen, estando su uso limitado a las funciones que cumple. No obstante, existe lo que se denomina «censo promocional», que no es más que una copia de determinados datos del censo electoral, que constituye una fuente accesible al público según la Ley de Protección de Datos y que podría solicitarse al Instituto Nacional de Estadística para la realización de actividades comerciales o promocionales.

Como puede verse, las implicaciones son considerables, detectándose en los casos que he visto como mínimo los siguientes ficheros (la relación no es exhaustiva):

• Gestión de tributos y recursos de Derecho público
• Gestión contable
• Gestión de personal
• Gestión de recursos de Derecho privado
• Actividades culturales, educativas y deportivas
• Gestión de expedientes administrativos
• Cementerio
• Animales peligrosos
• Registro de entradas y salidas de documentos
• Ayudas y subvenciones
• Archivo histórico
• Biblioteca municipal
• Relaciones públicas