Uso de Herramientas Informáticas en la Empresa

Herramientas como Internet o el correo electrónico son ya habituales en el trabajo diario de muchas empresas por parte de los trabajadores, en la medida en que facilitan la búsqueda de información, proveedores, posibles clientes,… o permiten una comunicación rápida tanto dentro como fuera de la empresa.

Sin embargo, un uso indebido y sin una formación adecuada acerca de dichas herramientas puede tener graves consecuencias para una empresa. Ha habido casos de empleados que ocupan buena parte de su tiempo visitando páginas no relacionadas con su trabajo, utilizan sin control alguno el correo electrónico para fines personales o se descargan e instalan programas o contenidos ilegales, lo que, por un lado, supone pérdida de tiempo de trabajo y, además, puede convertir a la empresa en responsable de infracciones de la normativa sobre propiedad intelectual.

Además de formar adecuadamente a los trabajadores y establecer medidas técnicas y jurídicas preventivas (protección de los contenidos y red de la empresa), uno de los medios para evitar problemas indeseables es definir una Política de Empresa para el Uso de Herramientas Informáticas, un documento que determine los usos de los sistemas, equipos y recursos informáticos de la empresa y que a la vez incluya recomendaciones básicas de seguridad informática para evitar daños por pérdida de información o virus informáticos, por ejemplo.

En este sentido, dicho documento debe hacer referencia, al menos a aspectos como la propiedad y especificaciones de los equipos, sistemas de acceso, seguridad y control, instalación y uso de programas informáticos, uso de correo electrónico personal y corporativo (gestión, seguridad y confidencialidad, estatus legal de los mensajes, corrección y tono, seguimiento y control,…), uso de la navegación por Internet (restricciones, dispositivos de control,…) sin olvidar detallar la responsabilidad que asume el usuario por la infracción de estas normas.